提高「工作效率」的5大妙招,讓準時下班不再只是夢!

提高「工作效率」的5大妙招

團隊是由個體所組成的,要使團隊強大,就要確保每個人都處在最佳狀態中,才能有工作效率高的表現。以下5項好習慣,是打造強大團隊的必要條件!現在就一起來了解要怎麼做,才能成為一個高工作效率的人,不僅能把事情快速做好又能準時打卡下班!

提高工作效率妙招一:每天給自己「今日任務」

提高工作效率

每日的一開始先做個今日的To do list/圖:123RF

「拖延症」是大家很常犯的毛病,我們常常認為手邊的事很快就可以做完,於是漫不經心得處理,到最後莫名其妙越堆越多事,被迫用加班來解決這些工作債,無法讓自己好好休息,心情也很易怒、煩躁-這就叫瞎忙!

這是因為我們常常沒有為自己設定「時間底線」。舉例來說,如果不想加班,也不想降低團隊的整體效率,我們就要規定自己在下班前一定要完成哪些事情,從早上一進公司,就要很清楚自己的「今日任務」是什麼,如此一來,我們就會更珍惜時間,努力完成這些事項,讓自己可以準時下班,也不會為團隊帶來困擾。

告訴自己「我不要加班」,也就是在提醒自己做事要更有效率、更懂得把握時間。除了「今日任務」,也可以為自己設定「本周任務」,告訴自己「我假日絕不工作」,代表週五之前我一定要完成哪些事情,如此一來也能讓團隊更有效率!

提高工作效率妙招二:剖析自己的先後次序

提高工作效率-分清楚任務的輕重緩急

分清楚任務的輕重緩急/圖:123RF

每個人都是不同的個體,認知著不同的世界,因此形成了各種價值觀,重視著不同的事情。有些人很重視家庭、有些人很重視健康、有些人很重視友誼、有些人很重視金錢…每個人所重視的面向都不同,也因此影響了自己做事、安排時間的先後次序。

在團隊中,我們常常因為要與人合作而調整自己做事的順序,有些人會在某些情況下委屈自己,因此把自己認為更重要的事情往後擺,打亂了原本的步調,影響了自己的生活,讓自己很不愉快,也破壞了團隊的和諧。

我們需要常常問自己,「對我而言,最重要的是什麼?」「我為什麼要做這些事?」當我們清楚了解自己所看重的是什麼,就能很有條理得安排事情的先後順序,也能讓他人感受到你對自己的生活很認真,降低他人來打亂你生活次序的機會。

提高工作效率妙招三:表明自己的時間安排

工作效率-讓他人也意識到妳的時間安排

讓他人也意識到妳的時間安排/圖:123RF

承上一點,藉由了解自己所重視的是什麼來「剖析自己的先後次序」,因此更明白自己工作以外的時間要如何運用、安排。

「透過了解我們分配時間的方式,別人也會更認識我們。」假如每週二晚上下班後是與家人聚餐的時間,可以提早告知團隊其他人自己幾點就必須要離開,如此一來能讓大家清楚自己是個很重視家庭的人,久而久之,同事也會記得在週二這天盡量不耽誤你的時間。

不要害怕這樣做會像是在逃避工作,因為如果清楚自己的先後次序、有明確的時間規劃,別人也才不會覺得你漫無目的。事先表明自己的時間安排,不但對得起自己,也能對別人有所交代,會讓別人覺得與你共事很安心,團隊也可以更明確得分配工作、掌握進度與效率。

提高工作效率妙招四:妥當安排會議時間

工作效率-讓會議進行的有效率

讓會議進行的有效率/圖:123RF

開會要清楚目的,才能簡短又有效率。大家都不喜歡又臭又長的會議,然而會議時程常常是誰都說不準的事情,其實這會大大影響團隊整體的進度。

會議前需要時間準備,會議後當然也需要時間消化。如果你身為一個會議發起者,建議在下班前兩小時就完成所有會議。舉例來說,晚上六點是下班時間,四點之後就盡量別再安排會議,除非緊急狀況。

下午五點開會,可想而知過程中大家都很難專注,心裡不是想著有什麼事還沒完成,就是只想著快點下班,一開完會大家就鳥獸散,剛剛說的重點直接被拋在腦後,隔天上班才在回想昨天開會的內容,甚至又要再發一次會議重複講同一件事情,浪費不少寶貴的時間。

提高工作效率妙招五:認清極限,將大目標分階段完成

工作效率-時間安排上不要超出自己的極限

時間安排上不要超出自己的極限/圖:123RF

一天24小時,是天底下最公平的事。除了工作以外,每個人都有不同的職責與任務(例如,為人父母還要把時間留給孩子、朋友關係也需要花時間經營……)除此之外,沒有人不需要睡眠、休息,我們都不是機器人,無法24小時開機。

要認清一件事實──「事情,永遠不會有做完的一天」。我們雖然可以選擇加班,但我們不可能因為瘋狂加班而把所有的事都做完,要認清自己時間和精力是有極限的,設法將遠大的目標分成階段目標來完成,每天適當給自己任務,也能更放心享受休息的時光。

團隊立定大目標是好事,但是若為了快速達成大目標而操死自己、操死員工,那就是蠢事了!高效率的團隊不一定需要加班,因為「加班」某個層面來說就代表了「沒效率」;而有良好的休息,也才有力氣為目標繼續努力。

懂得設定階段目標、排好先後次序、不盲目開會、不漫無目的得加班,才能打造出超高效率的強大團隊!

參考來源

7 個習慣讓你六點準時下班,而且毫無罪惡感!