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人際溝通好難?5大說話技巧,不靠職權也能「說動」下屬

5大說話技巧,不靠職權也能「說動」下屬

在職場上,說話技巧是一們大學問,尤其對於注重團隊運作的保險業主管而言,學習良好的說話技巧是帶領組織前進很重要的能力。當職位越高,所帶領的團隊越龐大,組織的年齡層分佈也越廣。面對年輕一輩的生力軍,常常會遇到世代斷層的認知落差,一句話可能會造成「說者無意,聽者有意」的狀況,錯誤的應對方式,往往會造成與部屬之間的誤解。

面對越來越年輕化的職場環境,主管已無法只靠傳統領導的方式,用職位、權威鎮壓「小朋友」。若想讓下屬心甘情願、心服口服的為團隊努力,良好的說話技巧就很重要。

說話技巧一:接納不同世代的想法

說話技巧-尊重不同想法

(給予不一樣的想法尊重 圖:123RF)

想和不同年齡層的下屬打好關係,就必須了解他們在想什麼。人在不同時代、不同背景的成長環境下,難免會有認知上的落差。一個生長在戒嚴時期的長輩,和一個生長在社群發達時代的年輕人,兩人所接受的資訊和文化衝擊,勢必是截然不同。

90後的年輕人,思考獨特、想法創新,他們對於不同文化及價值,經常抱持開放的態度,勇於冒險、勇於打破常規,這些都是時下年輕人的普遍特徵。

因此,主管需站在同理心的角度去思考,去接受自己不習慣的想法或作為,了解他們的想法後,依照不同的狀況給予支持,讓他們感受到被尊重,進而更好融入團隊。

說話技巧二:傾聽、傾聽、再傾聽

說話技巧-學習聆聽

(耐住性子聽聽看他人的想法 圖:123RF)

一個失敗的溝通,往往在於單向的傳達,只出不進,只講自己想講的、聽自己想聽的,而沒有真正開啟與對方溝通的橋樑。因此,主管在協助解決問題時,要先當一個好聽眾,給出空間讓下屬表達自己的想法,找出問題點,才能對症下藥。

當下屬有異於自己的想法時,先別急著否定,心平氣和坐下來討論,當一個團隊出現不同想法時,適當的衝突和辯論能激起不一樣的火花,才是有效的溝通方式。若以職權強迫下屬聽從自己的建議,可能會引起不必要的反彈,破壞組織的和諧。

說話技巧三:重要的事重複說

說話技巧-重複傳達重要的訊息

(重複、確實的把重要訊息傳達 圖:123RF)

「因為很重要,所以說三遍。」這句話變成時下許多人愛用的一句話,也確實挺有道理。人與人在溝通時,往往會因為認知或立場的不同,彼此間不在同一個頻道上,就容易有溝通不良或誤解產生。

為了確保下屬正確收到你要表達的指令,主管在溝通時,可以觀察下屬的表情變化,並製造機會,讓對方重述一次你的意思。例如,開了一場長達一小時的會議後,利用最後的十分鐘,把剛剛長篇大論重點濃縮再說一遍,並再次向下屬確認:「這樣你了解了嗎?」若得到肯定的回覆時,請對方再用自己的話闡述一次。確保下屬有將重點聽進,而不是自己講完就沒事,這才是有效的溝通方式。 

說話技巧四:慎選溝通的字眼和語氣

說話技巧-保持良好態度

(不好的語氣和字眼會破壞溝通的成果 圖:123RF)

有時主管在指導部屬時,會使用較嚴厲或尖銳的語氣表達,表現出強硬的長官權威。這種用職權強壓下屬的作風,常常會拉開與下屬間的距離。下屬為了不犯錯被罵,比較會中規中矩按照主管方法做事,反而抹煞了不同想法的激盪,也會影響工作團隊的士氣。

因此,在與下屬溝通時,盡量以鼓勵和激勵的方式帶領團隊,避免壓迫和強硬的態度,讓溝通的過程中更圓滑,提升整體團隊工作效率。

說話技巧五:對話中善用CTA

說話技巧-溝通後嘗試用簡短的CTA讓他人有方向可循

(溝通後嘗試用簡短的CTA讓他人有方向可循 圖:123RF)

主管和下屬溝通時,需思考如何在這段溝通對話結束後,引導下屬往你想要的方向執行,換句話說,在對話當中善用「行動召喚」(CTA,Call-to-Action)。倘若對話中沒有CTA,那麼你們的溝通就只是單純傳達訊息而已。

為了讓下屬更明白你想要的執行方向,可以舉些實際的例子並說明,讓下屬透過案例中了解你的想法,更能抓住方向。表達時盡量明確、清楚,避免使用較空泛的字眼,譬如:「這位客戶可以再更深入溝通」,如何的「深入」法,這必須要詳加說明,否則下屬只會一頭霧水。 

有人說「做事簡單,做人難」,人與人之間的相處是一件很微妙的事,如何與部屬溝通、如何帶領團隊前進,這些都是身為主管的你並須面對的考驗。然而,遇到瓶頸了該怎麼辦?別擔心,這些能力是可以透過教育課程培養訓練的,透過專業老師的指導,你也能找出自己的盲點,突破難關。

參考來源

3個溝通技巧,當一個讓部屬更信服的好主管

向下管理溝通技巧如何與部屬建立良好人際

5 Communication Skills Every Manager Should Master

好主管不怕部屬犯錯!5個讓人心服口服的「向下溝通」技巧

職場求生的10個溝通技巧