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打造高效團隊!新手主管一定要知道的4件事

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談到管理,只有策略絕對不夠,若是推不動團隊,目標再遠大也是枉然。有好的目標或計劃,卻無法確切落實,最讓新手主管傷腦筋的事多半都在「執行」,如果缺乏有效的執行力,再多的紙上作業都是空談。剛升上主管的你是否也因此傷透腦筋呢?

美國知名企管顧問公司–富蘭克林柯維顧問公司(FranklinCovey),專門協助客戶提升生產力與組織創新,他們從全球超過 1,500 個各領域組織中高階主管的執行經驗,整理出一套「執行力四紀律」(4 Disciplines of Execution, 4DX),針對執行力,除了知道該做哪些事(what)之外,他們更有系統地去找出如何做(how),並將這套發展經驗寫成《執行力的修練:與成功有約的 4 個實踐原則》一書,來幫助新手主管快速進入狀況。

新手主管|須知一:鎖定超級重要目標

團隊管理,之所以無法高效,就是因為我們目標太多了。因此,想要提升高效,團隊一定要有聚焦行為,聚焦為一點,全力去執行,達成這個目標。切勿多個目標同時進行,成效往往不會太好。那麼,該如何設定極重要目標呢?新手主管一定要問自己 3 個問題:

A 目標眾多,哪一件事最重要?

團隊管理,最忌諱多頭馬車,多個目標進行什麼都做,反而抓不到核心。因此,只選一個最重要的核心目標,然後全體協力地往前進,才能夠有效地達成目標。

B 把目標放進每日行程表當中:

新手主管,清楚最重要的核心目標之後,每天都要把這件事放在心上,也就是你的日程表有沒有排在裡面,進而去規劃每週要花多少時間、多少精力在其中。

C 設定最終完成的時間跟數字:

設定目標,一定要有清楚的時間和終點,否則我們會不知道這個目標,實際的檢核時間在哪裡?等到最終時間一到,就可以用來檢核實際目標達成的結果。試著將各項目標具體化、數字化,才能減少認真落差的產生。

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(鎖定最重要的目標 圖/unsplash)

新手主管|須知二:從優先指標下手

要訂立優先指標,才知道如何去檢核,確保我們可以往這個方向前進。就像開車看儀表板一樣,進而了解在往目標前進之中,團隊時速多少、還有幾公里會抵達、過程中什麼補充?

團隊無法達成目標的原因,經常是因為新手主管只訂立了最終指標。什麼是最終指標呢?比方說,三個月後,我們的業績額要達到 500 萬,500 萬就是最終指標,也就是最後訂出來的目標,只定出最終指標的話,就會沒有檢核標準。

過程中,缺少了檢核標準,會無法得知怎麼做?是不是哪邊犯了錯?至於,有哪些指標是優先指標呢?優先指標,就是用來檢視我們以多少速度,多少時間完成,會達到我們的目的地終點,過程中用來檢核的過程,就是優先指標。

比方說,一個人想從 80 公斤減到 50 公斤,最終目標也就是 50 公斤,至於如何達到 50 公斤,確保減去這 30 公斤的方法,則為優先指標。

以減重為例,確保卡路里是否超標了?運動量是否足夠?這裡的「卡路里」和「運動量」就是優先指標。通過每天監測「卡路里」和「運動量」,確保往減重這個方向走,新手主管務必從優先指標下手,更有效執行往目標前進。

新手主管|須知三:設置醒目計分板

團隊管理,就跟打比賽一樣,一定要有清楚的分數,才會知道目前執行的是落後還是領先。透過每日計分板模式,讓同仁對於目標更有感,設置一個清楚醒目的計分板,計分板並不是給老闆看的,而是給全體成員看的,要大大公告出來,讓大家知道現在數字領先多少,落後多少,確保團隊在執行方向的時候,知道我們有沒有達成。

設立計分板,有這 2 個原則:

第一,計分板,要讓大家看得懂,表格必須簡單到讓團隊成員一目瞭然,可以立

即判斷自己所在位置、是贏或輸。

第二,透過數字或圖表,讓團隊知道還落後多少百分比,還有多少需要各位一起

努力。比方說,目標是一個月內做到一百萬,每日記錄達成百分比,讓夥伴有一個目標往前衝。

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(幫助團隊快速建立共識,同步持續改變。圖/unsplash)

小提醒:當團隊如期達成目標,新手主管可以帶大家一起慶祝喝采,買瓶啤酒一起乾杯喝采一下,鼓舞大家往最終點邁進,對激勵團隊士氣有極大成效。

新手主管|須知四:落實當責

一個高效團隊管理,每一個都須擁有當責精神,也就是我應該負責什麼?我應該承擔什麼?因此,團隊在執行的時候,新手主管一定要定期開會,檢核目前的進度。

落實當責,有這 3 個原則:

A 報告上一週現況如何?報告上次完成什麼進度,只著重在報告執行的目標內容上,不然會讓會議重點失焦。

B 檢討計分板的得失分:目前是落後,領先,還是超前,並提出原因以及改進解決方案

C 針對修正來提出建議:清楚地報告上週進度,釐清問題發生的狀況,是否有值得鼓勵的部分,提出建議方案或解決方案。

KEYPOINT:4 個實踐原則

團隊管理,有這 4 個明確的執行步驟,也就是鎖定超級重要目標、從優先指標下手、設置醒目計分板、落實當責,對團隊或個人都可以依循落實執行力。除了達成每日工作之外,新手主管仍能徹底執行最重要的目標,終結總是無疾而終的行動方案。

參考來源

《執行力的修練:與成功有約的 4 個實踐原則》

人際溝通好難?5大說話技巧,不靠職權也能「說動」下屬

5大說話技巧,不靠職權也能「說動」下屬

在職場上,說話技巧是一們大學問,尤其對於注重團隊運作的保險業主管而言,學習良好的說話技巧是帶領組織前進很重要的能力。當職位越高,所帶領的團隊越龐大,組織的年齡層分佈也越廣。面對年輕一輩的生力軍,常常會遇到世代斷層的認知落差,一句話可能會造成「說者無意,聽者有意」的狀況,錯誤的應對方式,往往會造成與部屬之間的誤解。

面對越來越年輕化的職場環境,主管已無法只靠傳統領導的方式,用職位、權威鎮壓「小朋友」。若想讓下屬心甘情願、心服口服的為團隊努力,良好的說話技巧就很重要。

說話技巧一:接納不同世代的想法

說話技巧-尊重不同想法

(給予不一樣的想法尊重 圖:123RF)

想和不同年齡層的下屬打好關係,就必須了解他們在想什麼。人在不同時代、不同背景的成長環境下,難免會有認知上的落差。一個生長在戒嚴時期的長輩,和一個生長在社群發達時代的年輕人,兩人所接受的資訊和文化衝擊,勢必是截然不同。

90後的年輕人,思考獨特、想法創新,他們對於不同文化及價值,經常抱持開放的態度,勇於冒險、勇於打破常規,這些都是時下年輕人的普遍特徵。

因此,主管需站在同理心的角度去思考,去接受自己不習慣的想法或作為,了解他們的想法後,依照不同的狀況給予支持,讓他們感受到被尊重,進而更好融入團隊。

說話技巧二:傾聽、傾聽、再傾聽

說話技巧-學習聆聽

(耐住性子聽聽看他人的想法 圖:123RF)

一個失敗的溝通,往往在於單向的傳達,只出不進,只講自己想講的、聽自己想聽的,而沒有真正開啟與對方溝通的橋樑。因此,主管在協助解決問題時,要先當一個好聽眾,給出空間讓下屬表達自己的想法,找出問題點,才能對症下藥。

當下屬有異於自己的想法時,先別急著否定,心平氣和坐下來討論,當一個團隊出現不同想法時,適當的衝突和辯論能激起不一樣的火花,才是有效的溝通方式。若以職權強迫下屬聽從自己的建議,可能會引起不必要的反彈,破壞組織的和諧。

說話技巧三:重要的事重複說

說話技巧-重複傳達重要的訊息

(重複、確實的把重要訊息傳達 圖:123RF)

「因為很重要,所以說三遍。」這句話變成時下許多人愛用的一句話,也確實挺有道理。人與人在溝通時,往往會因為認知或立場的不同,彼此間不在同一個頻道上,就容易有溝通不良或誤解產生。

為了確保下屬正確收到你要表達的指令,主管在溝通時,可以觀察下屬的表情變化,並製造機會,讓對方重述一次你的意思。例如,開了一場長達一小時的會議後,利用最後的十分鐘,把剛剛長篇大論重點濃縮再說一遍,並再次向下屬確認:「這樣你了解了嗎?」若得到肯定的回覆時,請對方再用自己的話闡述一次。確保下屬有將重點聽進,而不是自己講完就沒事,這才是有效的溝通方式。 

說話技巧四:慎選溝通的字眼和語氣

說話技巧-保持良好態度

(不好的語氣和字眼會破壞溝通的成果 圖:123RF)

有時主管在指導部屬時,會使用較嚴厲或尖銳的語氣表達,表現出強硬的長官權威。這種用職權強壓下屬的作風,常常會拉開與下屬間的距離。下屬為了不犯錯被罵,比較會中規中矩按照主管方法做事,反而抹煞了不同想法的激盪,也會影響工作團隊的士氣。

因此,在與下屬溝通時,盡量以鼓勵和激勵的方式帶領團隊,避免壓迫和強硬的態度,讓溝通的過程中更圓滑,提升整體團隊工作效率。

說話技巧五:對話中善用CTA

說話技巧-溝通後嘗試用簡短的CTA讓他人有方向可循

(溝通後嘗試用簡短的CTA讓他人有方向可循 圖:123RF)

主管和下屬溝通時,需思考如何在這段溝通對話結束後,引導下屬往你想要的方向執行,換句話說,在對話當中善用「行動召喚」(CTA,Call-to-Action)。倘若對話中沒有CTA,那麼你們的溝通就只是單純傳達訊息而已。

為了讓下屬更明白你想要的執行方向,可以舉些實際的例子並說明,讓下屬透過案例中了解你的想法,更能抓住方向。表達時盡量明確、清楚,避免使用較空泛的字眼,譬如:「這位客戶可以再更深入溝通」,如何的「深入」法,這必須要詳加說明,否則下屬只會一頭霧水。 

有人說「做事簡單,做人難」,人與人之間的相處是一件很微妙的事,如何與部屬溝通、如何帶領團隊前進,這些都是身為主管的你並須面對的考驗。然而,遇到瓶頸了該怎麼辦?別擔心,這些能力是可以透過教育課程培養訓練的,透過專業老師的指導,你也能找出自己的盲點,突破難關。

參考來源

3個溝通技巧,當一個讓部屬更信服的好主管

向下管理溝通技巧如何與部屬建立良好人際

5 Communication Skills Every Manager Should Master

好主管不怕部屬犯錯!5個讓人心服口服的「向下溝通」技巧

職場求生的10個溝通技巧

提高「工作效率」的5大妙招,讓準時下班不再只是夢!

提高「工作效率」的5大妙招

團隊是由個體所組成的,要使團隊強大,就要確保每個人都處在最佳狀態中,才能有工作效率高的表現。以下5項好習慣,是打造強大團隊的必要條件!現在就一起來了解要怎麼做,才能成為一個高工作效率的人,不僅能把事情快速做好又能準時打卡下班!

提高工作效率妙招一:每天給自己「今日任務」

提高工作效率

每日的一開始先做個今日的To do list/圖:123RF

「拖延症」是大家很常犯的毛病,我們常常認為手邊的事很快就可以做完,於是漫不經心得處理,到最後莫名其妙越堆越多事,被迫用加班來解決這些工作債,無法讓自己好好休息,心情也很易怒、煩躁-這就叫瞎忙!

這是因為我們常常沒有為自己設定「時間底線」。舉例來說,如果不想加班,也不想降低團隊的整體效率,我們就要規定自己在下班前一定要完成哪些事情,從早上一進公司,就要很清楚自己的「今日任務」是什麼,如此一來,我們就會更珍惜時間,努力完成這些事項,讓自己可以準時下班,也不會為團隊帶來困擾。

告訴自己「我不要加班」,也就是在提醒自己做事要更有效率、更懂得把握時間。除了「今日任務」,也可以為自己設定「本周任務」,告訴自己「我假日絕不工作」,代表週五之前我一定要完成哪些事情,如此一來也能讓團隊更有效率!

提高工作效率妙招二:剖析自己的先後次序

提高工作效率-分清楚任務的輕重緩急

分清楚任務的輕重緩急/圖:123RF

每個人都是不同的個體,認知著不同的世界,因此形成了各種價值觀,重視著不同的事情。有些人很重視家庭、有些人很重視健康、有些人很重視友誼、有些人很重視金錢…每個人所重視的面向都不同,也因此影響了自己做事、安排時間的先後次序。

在團隊中,我們常常因為要與人合作而調整自己做事的順序,有些人會在某些情況下委屈自己,因此把自己認為更重要的事情往後擺,打亂了原本的步調,影響了自己的生活,讓自己很不愉快,也破壞了團隊的和諧。

我們需要常常問自己,「對我而言,最重要的是什麼?」「我為什麼要做這些事?」當我們清楚了解自己所看重的是什麼,就能很有條理得安排事情的先後順序,也能讓他人感受到你對自己的生活很認真,降低他人來打亂你生活次序的機會。

提高工作效率妙招三:表明自己的時間安排

工作效率-讓他人也意識到妳的時間安排

讓他人也意識到妳的時間安排/圖:123RF

承上一點,藉由了解自己所重視的是什麼來「剖析自己的先後次序」,因此更明白自己工作以外的時間要如何運用、安排。

「透過了解我們分配時間的方式,別人也會更認識我們。」假如每週二晚上下班後是與家人聚餐的時間,可以提早告知團隊其他人自己幾點就必須要離開,如此一來能讓大家清楚自己是個很重視家庭的人,久而久之,同事也會記得在週二這天盡量不耽誤你的時間。

不要害怕這樣做會像是在逃避工作,因為如果清楚自己的先後次序、有明確的時間規劃,別人也才不會覺得你漫無目的。事先表明自己的時間安排,不但對得起自己,也能對別人有所交代,會讓別人覺得與你共事很安心,團隊也可以更明確得分配工作、掌握進度與效率。

提高工作效率妙招四:妥當安排會議時間

工作效率-讓會議進行的有效率

讓會議進行的有效率/圖:123RF

開會要清楚目的,才能簡短又有效率。大家都不喜歡又臭又長的會議,然而會議時程常常是誰都說不準的事情,其實這會大大影響團隊整體的進度。

會議前需要時間準備,會議後當然也需要時間消化。如果你身為一個會議發起者,建議在下班前兩小時就完成所有會議。舉例來說,晚上六點是下班時間,四點之後就盡量別再安排會議,除非緊急狀況。

下午五點開會,可想而知過程中大家都很難專注,心裡不是想著有什麼事還沒完成,就是只想著快點下班,一開完會大家就鳥獸散,剛剛說的重點直接被拋在腦後,隔天上班才在回想昨天開會的內容,甚至又要再發一次會議重複講同一件事情,浪費不少寶貴的時間。

提高工作效率妙招五:認清極限,將大目標分階段完成

工作效率-時間安排上不要超出自己的極限

時間安排上不要超出自己的極限/圖:123RF

一天24小時,是天底下最公平的事。除了工作以外,每個人都有不同的職責與任務(例如,為人父母還要把時間留給孩子、朋友關係也需要花時間經營……)除此之外,沒有人不需要睡眠、休息,我們都不是機器人,無法24小時開機。

要認清一件事實──「事情,永遠不會有做完的一天」。我們雖然可以選擇加班,但我們不可能因為瘋狂加班而把所有的事都做完,要認清自己時間和精力是有極限的,設法將遠大的目標分成階段目標來完成,每天適當給自己任務,也能更放心享受休息的時光。

團隊立定大目標是好事,但是若為了快速達成大目標而操死自己、操死員工,那就是蠢事了!高效率的團隊不一定需要加班,因為「加班」某個層面來說就代表了「沒效率」;而有良好的休息,也才有力氣為目標繼續努力。

懂得設定階段目標、排好先後次序、不盲目開會、不漫無目的得加班,才能打造出超高效率的強大團隊!

參考來源

7 個習慣讓你六點準時下班,而且毫無罪惡感!