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打造高效團隊!新手主管一定要知道的4件事

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談到管理,只有策略絕對不夠,若是推不動團隊,目標再遠大也是枉然。有好的目標或計劃,卻無法確切落實,最讓新手主管傷腦筋的事多半都在「執行」,如果缺乏有效的執行力,再多的紙上作業都是空談。剛升上主管的你是否也因此傷透腦筋呢?

美國知名企管顧問公司–富蘭克林柯維顧問公司(FranklinCovey),專門協助客戶提升生產力與組織創新,他們從全球超過 1,500 個各領域組織中高階主管的執行經驗,整理出一套「執行力四紀律」(4 Disciplines of Execution, 4DX),針對執行力,除了知道該做哪些事(what)之外,他們更有系統地去找出如何做(how),並將這套發展經驗寫成《執行力的修練:與成功有約的 4 個實踐原則》一書,來幫助新手主管快速進入狀況。

新手主管|須知一:鎖定超級重要目標

團隊管理,之所以無法高效,就是因為我們目標太多了。因此,想要提升高效,團隊一定要有聚焦行為,聚焦為一點,全力去執行,達成這個目標。切勿多個目標同時進行,成效往往不會太好。那麼,該如何設定極重要目標呢?新手主管一定要問自己 3 個問題:

A 目標眾多,哪一件事最重要?

團隊管理,最忌諱多頭馬車,多個目標進行什麼都做,反而抓不到核心。因此,只選一個最重要的核心目標,然後全體協力地往前進,才能夠有效地達成目標。

B 把目標放進每日行程表當中:

新手主管,清楚最重要的核心目標之後,每天都要把這件事放在心上,也就是你的日程表有沒有排在裡面,進而去規劃每週要花多少時間、多少精力在其中。

C 設定最終完成的時間跟數字:

設定目標,一定要有清楚的時間和終點,否則我們會不知道這個目標,實際的檢核時間在哪裡?等到最終時間一到,就可以用來檢核實際目標達成的結果。試著將各項目標具體化、數字化,才能減少認真落差的產生。

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(鎖定最重要的目標 圖/unsplash)

新手主管|須知二:從優先指標下手

要訂立優先指標,才知道如何去檢核,確保我們可以往這個方向前進。就像開車看儀表板一樣,進而了解在往目標前進之中,團隊時速多少、還有幾公里會抵達、過程中什麼補充?

團隊無法達成目標的原因,經常是因為新手主管只訂立了最終指標。什麼是最終指標呢?比方說,三個月後,我們的業績額要達到 500 萬,500 萬就是最終指標,也就是最後訂出來的目標,只定出最終指標的話,就會沒有檢核標準。

過程中,缺少了檢核標準,會無法得知怎麼做?是不是哪邊犯了錯?至於,有哪些指標是優先指標呢?優先指標,就是用來檢視我們以多少速度,多少時間完成,會達到我們的目的地終點,過程中用來檢核的過程,就是優先指標。

比方說,一個人想從 80 公斤減到 50 公斤,最終目標也就是 50 公斤,至於如何達到 50 公斤,確保減去這 30 公斤的方法,則為優先指標。

以減重為例,確保卡路里是否超標了?運動量是否足夠?這裡的「卡路里」和「運動量」就是優先指標。通過每天監測「卡路里」和「運動量」,確保往減重這個方向走,新手主管務必從優先指標下手,更有效執行往目標前進。

新手主管|須知三:設置醒目計分板

團隊管理,就跟打比賽一樣,一定要有清楚的分數,才會知道目前執行的是落後還是領先。透過每日計分板模式,讓同仁對於目標更有感,設置一個清楚醒目的計分板,計分板並不是給老闆看的,而是給全體成員看的,要大大公告出來,讓大家知道現在數字領先多少,落後多少,確保團隊在執行方向的時候,知道我們有沒有達成。

設立計分板,有這 2 個原則:

第一,計分板,要讓大家看得懂,表格必須簡單到讓團隊成員一目瞭然,可以立

即判斷自己所在位置、是贏或輸。

第二,透過數字或圖表,讓團隊知道還落後多少百分比,還有多少需要各位一起

努力。比方說,目標是一個月內做到一百萬,每日記錄達成百分比,讓夥伴有一個目標往前衝。

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(幫助團隊快速建立共識,同步持續改變。圖/unsplash)

小提醒:當團隊如期達成目標,新手主管可以帶大家一起慶祝喝采,買瓶啤酒一起乾杯喝采一下,鼓舞大家往最終點邁進,對激勵團隊士氣有極大成效。

新手主管|須知四:落實當責

一個高效團隊管理,每一個都須擁有當責精神,也就是我應該負責什麼?我應該承擔什麼?因此,團隊在執行的時候,新手主管一定要定期開會,檢核目前的進度。

落實當責,有這 3 個原則:

A 報告上一週現況如何?報告上次完成什麼進度,只著重在報告執行的目標內容上,不然會讓會議重點失焦。

B 檢討計分板的得失分:目前是落後,領先,還是超前,並提出原因以及改進解決方案

C 針對修正來提出建議:清楚地報告上週進度,釐清問題發生的狀況,是否有值得鼓勵的部分,提出建議方案或解決方案。

KEYPOINT:4 個實踐原則

團隊管理,有這 4 個明確的執行步驟,也就是鎖定超級重要目標、從優先指標下手、設置醒目計分板、落實當責,對團隊或個人都可以依循落實執行力。除了達成每日工作之外,新手主管仍能徹底執行最重要的目標,終結總是無疾而終的行動方案。

參考來源

《執行力的修練:與成功有約的 4 個實踐原則》

如何一次達成目標管理?5方法,先從「放下」開始

目標管理


目標管理是很重要的,有時候,太多的想法或目標同時進行,會使人被壓得喘不過氣,遇到這種時候,該怎麼做?

目標管理要實行,但同時追求多樣的目標是件困難的事情,例如:新年的時候為自己設下新目標,要求自己每天早起、寫作、健身及大量閱讀。這當中的每一件事對我們都很好,因此我們通常會很興奮地開始執行,結果一天天過去後卻發現,自己怎麼越來越沒動力?接著便漸漸開始犯起「拖延症」,到最後,我們很有可能連半個想法都沒有去落實。

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如何一次達成目標管理?5方法,先從「放下」開始

當自己同時被太多想法或目標淹沒時,不妨試試以下 5 種方法:

 

目標管理作法一、為自己的目標設定「迷你期限」

英國歷史與政治學者──帕金森(Cyril Northcote Parkinson)在 1957 年提出了「帕金森定律」,此定律又稱為「芝麻綠豆定律」,意旨「花費大量時間討論無關緊要的瑣事,對於真正重大的決議卻快速了結的現象。」當我們在同一項任務花費太多的時間,我們被「帕金森定律」影響的可能性就越大。

舉例來說,如果給我們一周的期限來完成原本只需 3 小時的任務,我們將會不知不覺增加這個任務的複雜性,並且在這一週的時間當中不斷拖延。對抗這種現象最好的方法,就是為自己設定「迷你期限」,強迫自己在更短的時間範圍內完成任務。

如果想要試著展開行動,可以從建立「日常任務清單」開始,概略地附上每項任務完成所需花費的時間,並且將每項任務所需的時間都減去一半,要求自己把這個時間做為期限,在這之前完成任務。

目標管理作法二、善用 80/20 法則

通俗地來說,80/20 法則說明了我們所付出的 20 %,會為我們的任務結果貢獻其餘的 80 %。舉例來說,想減肥的人必須去健身運動,有些運動項目(如高強度短跑)只需花 20 % 的時間就可以更迅速達到減重目標,相較於其他需要花 80 % 時間的運動項目來說,更為有效。

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如何一次達成目標管理?5方法,先從「放下」開始

選擇 20 % 的方法可以節省很多時間,但是關鍵在於,我們必須全神貫注在這 20 % 的事情上,才能從中獲得最大的回報。透過這樣的方式,我們可以在較短的時間內做得更少,卻得到更多。

 

目標管理作法三、相信你的直覺

對於自己的想法,我們常常都會在展開行動之前猶豫不決,這是因為我們害怕失敗、害怕被拒絕或被反對,也是因為「自我懷疑」的關係。我們總是會在行動之前花很多時間加以研究並擬定計畫,但是當真正該讓船出航的時候,我們卻只是待在那裏,沒有照著自己的計劃去啟航。

世界知名記者與作家 ── 麥爾坎.提摩西.葛拉威爾(Malcolm Timothy Gladwell)在他的著作《決斷 2 秒間》(Blink: The Power of Thinking Without Thinking)一書中指出,通常在幾秒鐘內做出的最快判斷,會比花更多時間謹慎思考並徹底計畫所導致的結果來得更好。

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如何一次達成目標管理?5方法,先從「放下」開始

下次,如果不確定下一步該做什麼或怎麼做的時候,試著先相信自己的直覺判斷,按照自己心裡的想法跟感覺跨出第一步,因為一旦採取行動,很有可能就會走上正軌。

 

目標管理作法四、養成「完成」的習慣

很多人善於掌握「開始」的時機,但很少人建立「完成」的習慣。「開始」比「完成」容易多了,但我們所尋求的多數結果,不都是在「終點線」等著我們嗎?

猶如養成所有「習慣」的過程一樣,建立「完成」的習慣,第一步也需要從小事做起,並慢慢累積,並且「合理地」期望養成這習慣需要多長時間,而不要期許自己在極短或過長(都不合理)的時間內養成習慣。

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如何一次達成目標管理?5方法,先從「放下」開始

我們可以透或對自己的環境做些細微的調整,進而幫助自己更輕鬆地完成那些自我規定的事情。

 

目標管理作法五、練習「放下」

顛覆常人認知的是,那些超高效率又成功的人,其實常常「放下」他們的目標,因為他們知道「何時該拿起?何時該放下?」

「放下」的好處,在於使自己避免浪費時間和精力於無用的想法或目標上,並且轉換方向,啟動另一段更有價值的冒險。

但,我們怎麼能夠知道是否該放下呢?這裡提供一個快速的檢視方法:如果追求一個想法所付出的代價,比將要得到的效益更高昂,過段時間,或許就是該減少損失的時候了。雖然剛開始可能會感到很挫折或痛苦,但終將會幫助自己騰出更多時間,專注於更值得的事情。