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有效溝通檢核表!4大元素,告訴你職場溝通技巧課程沒說的秘密

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市面上的溝通課程各有千秋,有的著重溝通的表達方式,有的偏重溝通的語句、有的側重溝通時的肢體語言……。究竟該怎樣才能成為一個「善於溝通」的人呢?

德國社會學家哈伯瑪斯(Jürgen Habermas)在其知名的《溝通行動理論》中曾指出,舉凡在學校、職場等人類社會的情境中,成功的溝通都必須具備四種元素,缺一不可。任何溝通如何少了其中一種要素,那將會產生扭曲的溝通,無法達到溝通行動的目的。

 

職場溝通技巧課程沒說的秘密一、正當性

第一種要件,叫做正當性,也就是任何發言要「名正言順」才能被人接受。如果發言者喜歡越俎代庖,逾越自己的職權,講了不屬於自己本分的言論,就算講得再好,也很難獲得認同。

好比在開跨部門會議時,資訊部主管突然對業務部的業績指指點點,就算是出於好意,但業務部同仁聽了難免覺得刺耳。如此,非但沒有達到溝通改進的目標,反而造成兩個部門的嫌隙,這便是因為發言缺乏正當性所致。

職場溝通技巧課程沒說的秘密二、真理性

第二個要件,稱為真理性,也就是發言的內容應當要合乎事實,不該出現浮誇或造假的言論。好比一位業務員浮報業績,甚至還會在數據報表上動些手腳,久而久之,就算他所提的意見再有道理,旁人也很難聽得進去。因為,旁人會質疑他講的話「不是真的」,就算說得再好聽也是枉然。

職場溝通技巧課程沒說的秘密三、真誠性

第三個要件,叫做真誠性,就如同字面上的含意。任何溝通,都必須建立在一個真誠的基礎上才有辦法進行下去,所謂「理直氣和」就是這個道理。

當主管在糾正下屬的錯誤時,雖然言之有理,但如果態度不佳,甚至透過言語羞辱下屬,那麼也無法達到讓人「心服口服」的溝通目的。因為,人們會對於各種敵意言論產生自我防衛的心態,在「不甘受辱」的心理狀態下,各種大道理是很難聽進去的。當一個人態度不好,就算是動機良善,講話再也道理,也很難有人會信服。

職場溝通技巧課程沒說的秘密四、可理解性

最後一個要件,則是可理解性,也就是要「聽懂對方在說什麼」,才不會出現誤解和曲解的情形。好比跟法國人講話,如果沒學過法語,那麼深入的溝通將很難產生,最多只能比手畫腳。

又譬如有些人講話喜歡「吊書袋」,講了一堆艱澀難懂的專有名詞,全場只有他自己聽得懂,這樣的溝通當然也是失敗的。若想達到「可理解」的條件,最好的方式就是「從對方的立場,用對方的語言,講對方能聽懂的話」。

若我們將上面四個溝通重點整理一下,大概就可以用八個檢核項目來檢視自己的溝通過程:

  • 你的建議,屬於你的職權範圍嗎?
  • 你的言論,有合乎你的身份或角色嗎?
  • 你講的話,有沒有數據或案例的支持?
  • 你講的內容,有沒有過於浮誇之嫌?
  • 你在發言時,態度是不是正面友善的?
  • 你在發言時,有表現出責備、輕視、嘲笑的姿態嗎?
  • 你講的內容,別人都能聽懂嗎?
  • 你講話的風格,別人會覺得不習慣嗎?

如果有一天跟人起了衝突,或者在生活中時常出現「講不聽」的情形,不如用這個檢核表來回顧自己的溝通過程,相信很快就可以找出問題的癥結。

儘管人與人之間的溝通問題有千百種,職場上也有著各式各樣的溝通課程,但歸根究底,溝通的衝突不外乎是在這四個環節出了差錯。平時只要能做到發言正當、言之有物、態度謙和、語言友善,任何人都可以是個溝通高手。